Berbagai Macam Undangan Seminar

Seminar merupakan salah satu kegiatan ilmiah yang membahas topik dan masalah yang berkembang di masyarakat. Seminar juga dilaksanakan untuk membahasa perkembangan ilmu pengetahuan serta perkembangan kehidupan sosial masyarakat. Narasumber yang diundang sebagai pembicara atau pemakalah merupakan seseorang yang ahli dalam bidang tersebut. Oleh karena itu, seminar merupakan salah satu kegiatan ilmiah yang harus dilaksanakan.

Ada banyak tema seminar yang diadakan di Indonesia seperti pendidikan, teknologi, kesehatan, sosio-humaniora, parenting, agama, ekonomi, dsb. Seminar tersebut menyasar masyarakat yang memang mempunyai keterkaitan dengan bidang tersebut. Seminar diselenggarakan oleh berbagai macam institusi seperti organisasi mahasiswa, organisasi masyarakat, universitas, instansi pemerintah, dsb.

Seminar dapat diikuti oleh seluruh lapisan masyarakat. Akan tetapi, dikarenakan jumlah kapasitas peserta seminar yang terbatas, maka peserta yang ingin menghadiri seminar harus mempunyai tiket seminar. Tiket ini bisa didapatkan dengan cara registrasi. Beberapa seminar memberikan harga dari tiket seminar yang ditawarkan. Sementara itu, beberapa seminar yang lain memberikan tiket seminar secara gratis.

Untuk menarik peserta seminar, panitia seminar dapat melakukan publikasi dan promosi melalui berbagai cara. Publikasi seminar dapat dilakukan melalui undangan seminar. Undangan ini dibedakan menjadi dua yaitu undangan resmi dan non-resmi. Undangan seminar resmi biasanya ditujukan kepada institusi formal atau institusi pemerintahan dalam bentuk surat resmi. Sementara itu, undangan non-resmi bersifat sebagai media promosi atas seminar yang akan dilaksanakan.

Macam Undangan Resmi dan Non-resmi Seminar

Undangan resmi seminar berbentuk surat resmi kepada seseorang atau institusi formal. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan haruslah bahasa baku sesuai dengan EYD. Ada beberapa surat undangan seminar resmi yang harus dicantumkan dalam surat undangan seminar seperti kepala surat, penerima surat, isi atau badan surat, waktu seminar, tempat seminar, penutup, dan tanda tangan.

Kepala surat juga sering disebut sebagai kop surat berisi beberapa hal yaitu tanggal surat dibuat, nomor surat sebagai identitas surat resmi, perihal yang berisi tujuan dari surat undangan surat dan lampiran yang berisi jumlah lampiran yang ada dalam surat. Penerima surat berisi informasi orang yang diundang dalam surat undangan tersebut. Sementara itu, isi atau badan surat merupakan bagian yang menuliskan tujuan undangan tersebut dibuat. Bagian ini biasanya diawali dengan kata “dengan hormat”. Sementara itu, undangan seminar dalam surat resmi juga harus memuat waktu dan tempat seminar tersebut akan dilaksanakan. Setelah itu, undangan seminar ditutup dengan bagian penutup dan diakhiri tanda tangan dari orang yang mengundang.

Sementara itu, undangan seminar secara tak resmi dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Hal ini dikarenakan udangan seminar juga bisa menjadi bagian dari promosi seminar. Undangan seminar dapat berupa poster, brosur, leaflet, flyer, dan pamflet. Apa perbedaan dari masing-masing contoh undangan resmi tersebut?

Poster merupakan salah satu undangan seminar yang paling sering digunakan untuk media publikasi. Poster memiliki ukuran beragam. Rata-rata ukuran poster berkisar antara 24” x 46”. Biasanya poster ditempelkan di dinding pengumuman atau pada media promosi. Hal yang tercantum dalam poster meliputi nama seminar, tema seminar, tempat dan tanggal seminar, pembicara, harga tiket masuk, penyelenggara, sponsor, kontak yang bisa dihubungi, akun media sosial penyelenggara, dan link untuk registrasi.

Brosur merupakan undangan seminar yang berukuran selembar kertas HVS yang dilipat menjadi beberapa bagian. Brosur berisi detail acara seminar yang memuat informasi tentang seminar. Biasana, brosur dibagikan bersamaan dengan surat undangan seminar resmi. Pamflet merupakan media promosi yang berupa buku kecil tapi tidak dijilid. Pamflet biasanya berukuran kertas HVS A4 yang dilipat dan dicetak bolak balik. Sementara itu, leaflet hampir mirip dengan pamflet akan tetapi dengan ukuran yang lebih kecil. Flyer merupakan undangan seminar dengan ukuran terkecil yang biasanya berisi ajakan untuk mengikuti seminar. Flyer biasanya dibagikan kepada pengguna jalan.

Macam – macam Seminar Kit yang Sering Digunakan dalam Seminar

Selain undangan seminar, hal yang perlu diperhatikan pada seminar adalah seminar kit yang dibagikan kepada peserta seminar sebagai bentuk souvenir atau kenang-kenangan. Dana seminar kit biasanya diambilkan dari harga tiket masuk yang dibayarkan oleh peserta. Oleh karena itu, akan sangat penting untuk memberikan seminar kit terbaik bagi para peserta seminar.

Ada banyak pilihan item yang bisa digunakan menjadi seminar kit. Panitia seminar dapat memesan beberapa item tersebut dalam sebuah paket seminar kit. Salah satu paket souvenir seminar yang menjadi standar seminar kit adalah tas furing, block note, dan pulpen. Paket lain yang bisa diberikan adalah tambahan pin peniti dan botol minuman. Seminar kit yang berisikan botol minuman memang lebih mahal dibandingkan seminar kit standar.  Hal ini bisa disesuaikan dengan dana yang dimiliki oleh panitia.

Seminar kit juga bisa diberikan dalam bentuk rangkuman acara dan materi yang ada pada seminar. Materi ini biasanya diberikan dalam bentuk buku catatan kecil. Panitia juga dapat memberikan brosur sebagai salah satu seminar kit. Brosur tersebut bisa berisi ajakan dan informasi mengenai tema seminar.